Langkah - Langkah Manajer dalam Mengelola Sumber Daya Fisik dan Sumber Daya Konseptual

PENDAHULUAN

Sumber daya adalah suatu nilai potensi yang dimiliki oleh suatu materi atau unsur tertentu dalam suatu kehidupan. Begitu pun dalam suatu perusahaan. Sumber daya sangat berperan besar dalam hal kemajuan perusahaan. Informasi  merupakan  salah  satu  sumber  dasar  yang  ada  bagi  para  manajer  yang mempunyai  nilai,  karena  informasi  akan memberikan  sumber  yang  nyata  dan  akan  lebih berperan bila suatu perusahaan bertambah besar. Manajer mengelola lima sumber daya utama yang ada di perusahaan yang terbagi atas Sumber Daya Fisik dan Sumber Daya Konseptual. Sumber Daya Fisik yaitu Informasi. Sedangkan Sumber Daya Konseptual yaitu Manusia, Material, Mesin, dan Uang.

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.  Manajer  menggunakan  sumber  daya  konseptual  untuk  mengelola  sumber daya fisik. Manajer  memastikan  bahwa  data  mentah  yang  diperlukan  terkumpul  dan  kemudian diproses  menjadi  informasi  yang  berguna,  kemudian  manajer  memastikan  bahwa  orang yang  layak dalam  organisasi menerima  informasi  tersebut  dalam  bentuk  yang  tepat  pada saat  yang  tepat  sehingga  informasi  tersebut  dapat  dimanfaatkan.  Akhirnya  manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini  dan  akurat.  Seluruh  aktivitas  dalam  memperoleh  informasi,  menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat disebut Manajemen Informasi.  

PEMBAHASAN 

Sumber daya fisik merupakan sumber daya yang dipunyai perusahaan berupa gedung, peralatan-peralatan, modal maupun 8 unsur elemen lingkungan di sekitar perusahaan yaitu pemasok, masyarakat keuangan, pemerintah, masyarakat global, pelanggan, pesaing, pemegang saham atau pemilik, dan serikat pekerja. 

Sumber daya fisik terdiri dari:  

1. Man (Manusia). Ini bukan hanya berarti menentukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, tetapi juga termasuk kemampuan seorang manajer untuk melakukan pendelegasian tugas, dan penilaian kinerja dan memimpin tim bawahannya. Kemampuan komunikasi merupakan kunci.
2. Material (Bahan). Mengelola material dapat memberikan dampak langsung pada keuntungan perusahaan, misalnya, terlalu banyak persediaan akan menyebabkan banyaknya modal yang terikat dalam persediaan, sebaliknya terlalu sedikit persediaan akan mengganggu kelancaran produksi karena kekurangan bahan baku. Hal ini bukan hanya memusingkan perusahaan manufaktur; perusahaan jasa yang kekurangan pena atau formulir pesanan, misalnya, atau sebuah perusahaan penyelenggara pelatihan yang kehabisan buku tulis atau kertas flip chart, juga akan mengalami kesulitan.
3. Machine (Mesin). Mesin digunakan untuk memudahkan atau membantu perusahaan mengerjakan sesuatu agar waktu yang di gunakan lebih efektif dan efisien , dengan ini mesin merupakan suatu sumber daya yang sangat penting dalam membantu semua pekerjaan dalam perusahaan. 
4. Money (Uang). Anda harus mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang berguna. Ini bisa berasal dari dalam maupun luar organisasi. Penggunaan ukuran kinerja yang diterima secara umum memungkinkan anda untuk membandingkan kinerja perusahaan anda dengan perusahaan lain. Anda juga harus menggunakan cara pendanaan alternatif lainnya dan membandingkan posisi dan kinerja saat ini dari cara-cara yang berbeda itu. Lakukanlah hal ini untuk jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Pada waktu melakukan peninjauan kembali atas penggunaan sumber keuangan, bertindaklah cepat terhadap masalah-masalah keuangan yang ditemukan.

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya fisik:

1. Sumber daya diperoleh dan disusun
2. Memaksimalkan penggunaan sumber daya
3. Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien

Sumber daya konseptual memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik Itu sangat penting bagi para manajer maupun para pengguna informasi untuk mengetahui bagaimana suatu organisasi mengelola sumber datanya, sehingga memudahkan mereka untuk mendapatkan data yang diperlukan.

Sumber daya konseptual yang dimaksud adalah Informasi.

Informasi yang disediakan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya

1) Apa yang telah terjadi dimasa lalu

2) Apa yang sedang terjadi sekarang

3) Apa yang mungkin untuk terjadi dimasa mendatang 

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya konseptual:

1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul untuk diproses menjadi informasi yang berguna.
2. Memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi.
   tersebut dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat.
3. Akhirnya, membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantinya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

KESIMPULAN

 

Suatu perusahaan yang mempunyai sumber daya fisik yang handal dikombinasikan dengan penggunaan sumber daya konseptual, maka perusahaan tersebut akan mampu bersaing dengan perusaahan lainnya.Untuk itu, para manajer harus pandai dalam mengelola sumber daya fisik maupun sumber daya konseptual. Pada sebuah perusahaan dibutuhkan seorang manager yang mampu menggabungkan sumber daya fisik dan sumber daya konseptual. Manager yang bertanggung jawab adalah Chief Information Officer (CIO). CIO adalah manager jasa informasi yang dapat mengelola dan menggunakan sumber daya informasi tersebut. Seorang CIO harus mempunyai rencana strategis untuk mengelola sumber daya informasi tersebut dalam jangka waktu panjang. Pendekatan yang digunakan oleh para CIO disebut dengan Strategy Planning for Information Resource (SPIR).Para CIO harus mampu juga membuat konsep Manajemen Sumber Daya Informasi (IRM).

Referensi:

http://stikomksi2007faizal.wordpress.com/2007/08/30/keunggulan-kompetitif/ 

http://www.scribd.com/doc/51770850/sim-minggu1

http://widagdomahendro.wordpress.com/2010/05/17/keunggulan-pengelolaan-sistem-informasi/