Bagaimana Cara CBIS Memperbaiki Kualitas Produk dan Jasa Agar Perusahaan Dapat Mencapai Keunggulan Yang Kompetitif

PENDAHULUAN

 
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk barang maupun jasa yang dimilikinya kepada konsumen diberbagai belahan dunia, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap komponen dalam perusahaan tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya. Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan keputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini.

PEMBAHASAN

Keunggulan kompetitif di dalam perusahaan dapat dicapai melalui banyak cara. Seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, mutu yang lebih baik dari pesaing dan memenuhi kebutuhan suatu segmen pasar tertentu. Untuk lebih unggul dari pesaing tidak sepenuhnya hanya menggunakan sumber daya fisik tapinjuga sumber daya konsepsual seperti data dan informasi.

 

Usaha awal perusahaan menggunakan informasi sebagai suatu cara mencapai keunggulan kompetitif dimulai dengan membuat hubungan komputer dengan para pelanggan. Electronic Data Interchange (EDI) bagi perusahaan-perusahaan untuk berkumpul membentuk system antar organisasi (interorganizational systems), atau IOS. EDI dapat menangani transmisi elektronik kepada dan dari pelanggan, pemasok, pemerintah dan masyarakat keuangan. Arus informasi dengan elemen lingkungan yang lain sukar dilakukan secara elektronik, dan mungkin menggunakan hubungan non-komputer. Pandangan yang mutakhir mengenai keunggulan kompetitif menyadari pentingnya arus informasi antara semua elemen lingkungan.

Cara CBIS memperbaiki kualitas produk dan jasa agar perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif yaitu dengan adanya informasi, sumber daya informasi mencakup:

• perangkat keras { fasilitas }
• perangkat lunak { database }
• spesialis informasi { informasi }
• dan pemakai.

Sumber daya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. 
Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metodologi ini masih dipraktekkan, tak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan tersedia. Masalah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan ini dinamakan perencanaan strategis sumber daya informasi (Strategis Planning for Information Resources / SPIR). Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan strategis. 

Mencapai CBIS
Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut :

1. Perencanaan
2. Analisis
3. Rancangan
4. Penerapan
5. Penggunaan

SIM yang memproyeksikan jumlah agen dan perekrut untuk perusahaan asuransi telah digunakan sejak pertengahan 1980-an. Cepat atau lambat, sifat kehidupan membentuk suatu pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus kehidupan baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.



Mengelola CBIS
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para spesialis informasi.



Menempatkan CBIS dalam konteks
Manajer sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaan bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberapa ekstensif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem-sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.
 

KESIMPULAN

Kemajuan  jaman ditandai dengan kemajuan di bidang  ilmu pengetahuan dan  teknologi,  termasuk  didalamnya  kemajuan  di  bidang  teknologi  informasi. Suatu lembaga selalu membutuhkan  informasi yang terkini dan memiliki akurasi yang  cukup  tinggi  untuk  mendukung  pengambilan  kebijakan-kebijakannya, apabila  ingin meraih  keunggulan  kompetitif.  Informasi menjadi  sangat  penting bagi  siapapun  yang  ingin menguasai  keunggulan. Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.

Akibat  perkembangan  lembaga  yang  dikelolanya  manajer  tidak  hanya mengelola sumber daya fisik saja, tetapi juga sumber daya konseptual. Sumber daya  konseptual  sangat  abstrak  sehingga  sulit  untuk  dikelola.  Cara pengelolaannya adalah dengan mengubah menjadi  simbol-simbol yang memiliki value  (nilai),  sehingga  dapat  dikalkulasi.  Cara  pengelolaan  sumber  daya koseptual  ini  yang  paling  tepat  adalah  dengan  menggunakan  bantuan  mesin, dalam  hal  ini  komputer.  Dengan  demikian  sistem  informasi  manajemen  akan lebih  efektif apabila  dikelola atau berbasis komputer. Sistem  informasi  berbasis komputer  tersebut  lebih  dikenal  sebagai  (computer-based  information  system) atau CBIS. 

Referensi :

http://www.scribd.com/doc/73448824/CBIS 
staff.uny.ac.id/sites/default/files/penelitian/Saliman...Pd./CBIS.pdf

http://edwinnisme.wordpress.com

Langkah - Langkah Manajer dalam Mengelola Sumber Daya Fisik dan Sumber Daya Konseptual

PENDAHULUAN

Sumber daya adalah suatu nilai potensi yang dimiliki oleh suatu materi atau unsur tertentu dalam suatu kehidupan. Begitu pun dalam suatu perusahaan. Sumber daya sangat berperan besar dalam hal kemajuan perusahaan. Informasi  merupakan  salah  satu  sumber  dasar  yang  ada  bagi  para  manajer  yang mempunyai  nilai,  karena  informasi  akan memberikan  sumber  yang  nyata  dan  akan  lebih berperan bila suatu perusahaan bertambah besar. Manajer mengelola lima sumber daya utama yang ada di perusahaan yang terbagi atas Sumber Daya Fisik dan Sumber Daya Konseptual. Sumber Daya Fisik yaitu Informasi. Sedangkan Sumber Daya Konseptual yaitu Manusia, Material, Mesin, dan Uang.

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.  Manajer  menggunakan  sumber  daya  konseptual  untuk  mengelola  sumber daya fisik. Manajer  memastikan  bahwa  data  mentah  yang  diperlukan  terkumpul  dan  kemudian diproses  menjadi  informasi  yang  berguna,  kemudian  manajer  memastikan  bahwa  orang yang  layak dalam  organisasi menerima  informasi  tersebut  dalam  bentuk  yang  tepat  pada saat  yang  tepat  sehingga  informasi  tersebut  dapat  dimanfaatkan.  Akhirnya  manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini  dan  akurat.  Seluruh  aktivitas  dalam  memperoleh  informasi,  menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat disebut Manajemen Informasi.  

PEMBAHASAN 

Sumber daya fisik merupakan sumber daya yang dipunyai perusahaan berupa gedung, peralatan-peralatan, modal maupun 8 unsur elemen lingkungan di sekitar perusahaan yaitu pemasok, masyarakat keuangan, pemerintah, masyarakat global, pelanggan, pesaing, pemegang saham atau pemilik, dan serikat pekerja. 

Sumber daya fisik terdiri dari:  

1. Man (Manusia). Ini bukan hanya berarti menentukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, tetapi juga termasuk kemampuan seorang manajer untuk melakukan pendelegasian tugas, dan penilaian kinerja dan memimpin tim bawahannya. Kemampuan komunikasi merupakan kunci.
2. Material (Bahan). Mengelola material dapat memberikan dampak langsung pada keuntungan perusahaan, misalnya, terlalu banyak persediaan akan menyebabkan banyaknya modal yang terikat dalam persediaan, sebaliknya terlalu sedikit persediaan akan mengganggu kelancaran produksi karena kekurangan bahan baku. Hal ini bukan hanya memusingkan perusahaan manufaktur; perusahaan jasa yang kekurangan pena atau formulir pesanan, misalnya, atau sebuah perusahaan penyelenggara pelatihan yang kehabisan buku tulis atau kertas flip chart, juga akan mengalami kesulitan.
3. Machine (Mesin). Mesin digunakan untuk memudahkan atau membantu perusahaan mengerjakan sesuatu agar waktu yang di gunakan lebih efektif dan efisien , dengan ini mesin merupakan suatu sumber daya yang sangat penting dalam membantu semua pekerjaan dalam perusahaan. 
4. Money (Uang). Anda harus mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang berguna. Ini bisa berasal dari dalam maupun luar organisasi. Penggunaan ukuran kinerja yang diterima secara umum memungkinkan anda untuk membandingkan kinerja perusahaan anda dengan perusahaan lain. Anda juga harus menggunakan cara pendanaan alternatif lainnya dan membandingkan posisi dan kinerja saat ini dari cara-cara yang berbeda itu. Lakukanlah hal ini untuk jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Pada waktu melakukan peninjauan kembali atas penggunaan sumber keuangan, bertindaklah cepat terhadap masalah-masalah keuangan yang ditemukan.

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya fisik:

1. Sumber daya diperoleh dan disusun
2. Memaksimalkan penggunaan sumber daya
3. Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien

Sumber daya konseptual memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik Itu sangat penting bagi para manajer maupun para pengguna informasi untuk mengetahui bagaimana suatu organisasi mengelola sumber datanya, sehingga memudahkan mereka untuk mendapatkan data yang diperlukan.

Sumber daya konseptual yang dimaksud adalah Informasi.

Informasi yang disediakan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya

1) Apa yang telah terjadi dimasa lalu

2) Apa yang sedang terjadi sekarang

3) Apa yang mungkin untuk terjadi dimasa mendatang 

Langkah-langkah manajer dalam mengelola sumber daya konseptual:

1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul untuk diproses menjadi informasi yang berguna.
2. Memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi.
   tersebut dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat.
3. Akhirnya, membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantinya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

KESIMPULAN

 

Suatu perusahaan yang mempunyai sumber daya fisik yang handal dikombinasikan dengan penggunaan sumber daya konseptual, maka perusahaan tersebut akan mampu bersaing dengan perusaahan lainnya.Untuk itu, para manajer harus pandai dalam mengelola sumber daya fisik maupun sumber daya konseptual. Pada sebuah perusahaan dibutuhkan seorang manager yang mampu menggabungkan sumber daya fisik dan sumber daya konseptual. Manager yang bertanggung jawab adalah Chief Information Officer (CIO). CIO adalah manager jasa informasi yang dapat mengelola dan menggunakan sumber daya informasi tersebut. Seorang CIO harus mempunyai rencana strategis untuk mengelola sumber daya informasi tersebut dalam jangka waktu panjang. Pendekatan yang digunakan oleh para CIO disebut dengan Strategy Planning for Information Resource (SPIR).Para CIO harus mampu juga membuat konsep Manajemen Sumber Daya Informasi (IRM).

Referensi:

http://stikomksi2007faizal.wordpress.com/2007/08/30/keunggulan-kompetitif/ 

http://www.scribd.com/doc/51770850/sim-minggu1

http://widagdomahendro.wordpress.com/2010/05/17/keunggulan-pengelolaan-sistem-informasi/